Gestion avancée des documents avec la Vue Backstage dans Word

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Comprendre et utiliser pleinement la Vue Backstage de Word pour une gestion optimisée des documents

Découvrez comment la Vue Backstage offre une interface complète pour gérer, enregistrer et partager vos documents Word.

La Vue Backstage de Microsoft Word est un écran de paramétrage intégral qui permet aux utilisateurs d'accéder à de multiples fonctionnalités essentielles telles que l'ouverture, la fermeture, la sauvegarde, l'impression et le partage de documents. Cette vue occupe toute la fenêtre de l'application et s'active via l'onglet Fichiers du ruban. Elle offre également des options avancées comme la protection de documents, la vérification de problèmes, la gestion de l'historique des versions et la personnalisation de l'environnement de travail via le compte Microsoft 365 de l'utilisateur. L'enregistrement automatique, une fonctionnalité clé, s'active pour sauvegarder les documents directement sur OneDrive, à condition que cette option soit activée. En outre, Word permet d'exporter des documents dans divers formats et de convertir les documents en page Web avec l'application Microsoft Sway. La connaissance de la Vue Backstage est essentielle pour gérer efficacement des documents Word dans un contexte professionnel.

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Questions réponses
Que permet de faire l'onglet 'Fichiers' dans Word?
Il donne accès à la Vue Backstage où l'on peut ouvrir, fermer, sauvegarder, imprimer et partager le document actuel.
Comment accéder directement à la boîte de dialogue 'Ouvrir' sans passer par la Vue Backstage?
On peut utiliser le raccourci clavier CTRL+F12.
L'onglet « Fichiers » donne accès à un écran de paramétrage appelé « Vue Backstage » qui occupe toute la fenêtre de l'application. Par son intermédiaire, vous pourrez accéder à des fonctionnalités telles que l'ouverture, la fermeture, la sauvegarde, l'impression et le partage du document en cours d'édition. Pour accéder à la vue backstage, il vous suffit de sélectionner l'onglet « Fichiers » dans le ruban. Dans la partie gauche, l'onglet « Accueil » est sélectionné par défaut. Vous l'utiliserez pour créer un nouveau document vierge ou basé sur un modèle, pour accéder facilement aux documents ouverts récemment, aux documents épinglés ou aux documents que des collègues ont partagé avec vous. Vous apprendrez à épingler les documents que vous voulez retrouver facilement dans une autre vidéo. L'onglet « Nouveau » permet de créer un nouveau document vierge ou basé sur un modèle local ou en ligne. L'onglet « Ouvrir » permet d'ouvrir un document récent, un document qui a été partagé par vos collègues, un document stocké dans vos espaces en ligne ou dans les mémoires de masse de l'ordinateur ou à un autre emplacement sur le web. Si nécessaire, vous pouvez mémoriser un nouveau lieu de stockage en cliquant sur « Ajouter un emplacement ». Si la boîte de dialogue « Ouvrir » semble plus pratique pour vous, appuyez simultanément sur les touches CTRL et F12 du clavier au lieu d'utiliser la vue « Backstage ». Il vous suffira alors de sélectionner le document à ouvrir et de cliquer sur « Ouvrir » pour l'éditer dans Word. L'onglet « Information » est très intéressant. En cliquant sur « Protéger le document », vous pouvez entre autres ajouter des restrictions sur l'ouverture, la modification et la sauvegarde du document. Vous pouvez ajouter une signature numérique au document ou encore indiquer au lecteur qu'il s'agit de la version finale du document. En cliquant sur « Vérifier l'absence de problème », vous pouvez vérifier si des commentaires et marques de révision se trouvent dans le document et, si nécessaire, les supprimer. Vous pouvez inspecter les propriétés attachées au document le nom de l'auteur, les commentaires, etc. et, si nécessaire, les supprimer. Vous pouvez vérifier si des compléments Office, des documents incorporés, des macros et d'autres informations spécifiques se trouvent dans le document et, si nécessaire, les supprimer. Vous pouvez vérifier si votre document présente des problèmes d'accessibilité ou encore vérifier la présence de fonctionnalités qui ne sont pas prises en compte dans les versions précédentes de Word. L'onglet « Historique des versions » permet d'accéder aux versions précédentes des documents stockés dans votre espace OneDrive professionnel. Lorsque vous sélectionnez cet onglet, le volet « Historique des versions » s'affiche dans la partie droite de la fenêtre de Word. Il donne accès aux versions précédentes du document. Il vous suffit de cliquer sur l'une d'entre elles pour l'ouvrir dans un nouveau document. En cliquant sur « Gérer le document », vous pouvez créer une copie privée du document en cours qui ne pourra pas être modifiée par les autres personnes qui ont accès au document original. Vous pouvez récupérer les sauvegardes temporaires du document en cas de plantage de l'ordinateur ou de l'application mais aussi supprimer les fichiers non enregistrés. Est-ce que vous avez remarqué l'interrupteur « Enregistrement automatique » dans l'angle supérieur gauche de la barre de titre de Word ? S'il est en position activée, les documents seront enregistrés dans votre espace OneDrive professionnel. Dans ce cas, l'onglet « Enregistrer » n'est pas présent dans la vue backstage puisque les documents sont sauvegardés de façon automatique. En revanche, l'onglet « Enregistrer une copie » permet de créer une copie du document en cours d'édition dans votre espace en ligne ou dans les unités de masse de l'ordinateur. Si l'interrupteur « Enregistrement automatique » est en position désactivée, les onglets « Enregistrer » et « Enregistrer sous » remplacent l'onglet « Enregistrer une copie ». Ils sont équivalents lorsque le document est sauvegardé pour la première fois. Si le document a déjà été sauvegardé, « Enregistrer » met à jour la version enregistrée et « Enregistrer sous » permet d'enregistrer le document sous un autre nom. L'onglet « Imprimer » permet de définir les paramètres d'impression et d'imprimer le document en cours. Vous utiliserez l'onglet « Partager » pour partager le document avec une ou plusieurs personnes de votre entreprise. L'onglet « Exporter » permet de sauvegarder le document au format PDF ou XPS en utilisant un autre type de fichier ou encore de créer un fichier compatible avec votre appareil Kindle si vous en possédez un. L'onglet « Transformer » permet de transformer le document en page Web. Lorsque vous cliquez sur « Transformer », le volet « Transformer en page Web » s'affiche dans la partie droite du document. Cliquez sur « Transformer ». Le document est converti en page Web avec l'application Microsoft Sway qui fait partie de la suite Microsoft 365. Comme vous pouvez le supposer, l'onglet « Fermer » permet de fermer le document. Si le document a été modifié depuis la dernière sauvegarde, Word vous propose de le sauvegarder avant de le fermer. L'onglet « Compte » donne accès aux informations concernant votre compte Microsoft 365. Elle vous permet entre autres de modifier l'arrière-plan d'office affiché dans la partie supérieure de la fenêtre, le jeu de couleurs utilisé dans l'interface, les barres latérales, le ruban, la barre de titre et la barre d'état, et le document. Cinq réglages sont possibles. En couleur, gris foncé, noir, blanc, ou utiliser le paramètre « System » qui se base sur le mode d'affichage de Windows. Les services connectés à Word. Cette fonctionnalité vous sera utile si vous voulez obtenir des photos, des vidéos ou des fichiers de notre type via Facebook, Flickr, YouTube ou un autre service en ligne. La partie droite de l'écran affiche le nom de la version d'Office en cours d'utilisation. Elle permet de modifier le mode de mise à jour d'Office, d'obtenir des informations complémentaires sur votre version de Word et d'avoir des informations complémentaires sur les mises à jour installées récemment. Enfin, l'onglet « Options » donne accès à la boîte de dialogue « Options Word » qui regroupe tous les paramètres de Word.

Programme détaillé

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