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Automatiser la création de courriers RH avec l’IA

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Chapitre 3 Leçon 1
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Cette vidéo explique comment l’intelligence artificielle permet de générer et personnaliser facilement des courriers RH standardisés, tels que la convocation à un entretien, tout en respectant le contexte professionnel et les contraintes de l’entreprise.

Détails de la leçon

Description de la leçon

L’automatisation des tâches administratives dans les services ressources humaines est désormais accessible grâce à l’utilisation de l’Intelligence Artificielle, en particulier avec des outils comme ChatGPT. Dans cette leçon, nous étudions comment générer des modèles de courriers RH standardisés (convocations, attestations, messages d’information…) en quelques clics, puis les ajuster selon le contexte, les contraintes ou le ton souhaité.

En prenant l'exemple d'une entreprise fictive nommée Inverio, la vidéo illustre la génération automatique d’une convocation à un entretien pour le poste de chargé de recrutement. Les instructions transmises à ChatGPT comprennent le poste, la date, l’heure, le lieu, ainsi que des exigences de style : ton professionnel, phrases courtes, texte directement exploitable sans formulation juridique inutile. ChatGPT livre ainsi un courriel prêt à l’emploi, adapté et personnalisable.

La puissance de l’IA va plus loin, permettant d’adapter le contenu pour différents canaux de communication (par exemple une version très synthétique pour un SMS) ou pour différents styles, comme un ton plus chaleureux pour une PME. Cette approche libère du temps pour les RH tout en assurant un haut niveau de professionnalisme. Il est cependant essentiel de toujours vérifier les informations sensibles générées (noms, dates, contexte).

En somme, cette leçon démontre comment adopter l’IA pour rationaliser et fiabiliser la gestion des processus RH quotidiens.

Objectifs de cette leçon

Comprendre les bénéfices de l’IA dans la rédaction des courriers RH, savoir paramétrer les demandes à ChatGPT pour obtenir des documents adaptés, et maîtriser les bonnes pratiques de vérification avant diffusion.

Prérequis pour cette leçon

Avoir des connaissances de base en RH et notions élémentaires de l’utilisation d’outils d’intelligence artificielle ou de chatbots génératifs.

Métiers concernés

Ce sujet concerne principalement les chargé(e)s de recrutement, responsables RH, assistants administratifs, ainsi que toute personne impliquée dans la gestion documentaire en entreprise.

Alternatives et ressources

D’autres solutions telles que Bard (Google), Microsoft Copilot, ou des plateformes RH intégrant l’IA peuvent également automatiser la création de documents. Les outils de mail merge classiques restent également une option.

Questions & Réponses

L’IA permet de générer rapidement des documents personnalisés, d’adapter le ton et le format au contexte, et de réduire considérablement le temps consacré à des tâches répétitives, tout en garantissant un haut niveau de professionnalisme.
Il est impératif de contrôler les données sensibles générées par l’IA (noms, dates, contexte) afin d’éviter toute erreur pouvant entraîner des malentendus ou des problèmes administratifs.
Grâce à ses capacités de compréhension du contexte, l’IA peut produire des textes formels, synthétiques, chaleureux ou adaptés au support (email, SMS) selon les consignes fournies, tout en conservant la cohérence professionnelle.