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Planifier et préparer une réunion avec Copilot dans Teams

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Chapitre 2 Leçon 1
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Cette vidéo explique pas à pas l’utilisation de Copilot dans Microsoft Teams comme assistant de réunion, de la planification à la préparation personnalisée de vos réunions en ligne. Profitez des fonctionnalités avancées pour gagner du temps et augmenter l’efficacité de vos invitations.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Dans ce module pédagogique, vous découvrirez comment exploiter Copilot dans Microsoft Teams pour planifier et préparer efficacement vos réunions. Le cours insiste sur l'importance de la préparation en amont d’une réunion et décrit en détail l’usage de l’application Teams via la section Calendrier pour organiser de nouveaux événements.

Le processus inclut le choix d'un créneau, l'ajout de participants (internes ou externes), et l’utilisation d’outils intégrés comme le sondage des disponibilités ou le planificateur qui simplifient la sélection d’une date adéquate sans échanges multiples par e-mail. L’outil distingue les utilisateurs internes pour l’accès aux agendas, renforçant la confidentialité.

L’enregistrement aborde ensuite la rédaction de l’invitation à l’aide de Copilot, qui suggère un brouillon basé sur les échanges antérieurs, et propose des options de personnalisation avancées : réécriture, modification du ton, génération de versions alternatives. L'utilisateur garde ainsi le contrôle du message final.

La phase de préparation de la réunion est également couverte : Copilot permet de rassembler toutes les informations pertinentes (objectifs, points à aborder, documents associés) et d’anticiper les questions clés. Cette approche complète optimise vos processus de collaboration et simplifie l’organisation de réunions productives.

À l’issue de cette vidéo, vous serez en mesure de maîtriser les étapes essentielles pour tirer pleinement parti de Copilot dans le contexte des réunions professionnelles.

Objectifs de cette leçon

À l’issue de cette leçon, l’apprenant saura :
- Planifier une réunion en ligne dans Teams
- Utiliser Copilot pour rédiger et personnaliser une invitation
- Préparer efficacement une réunion avec des outils intelligents (agenda, sondage, suggestions)
- Automatiser les tâches administratives liées à la planification pour se concentrer sur le contenu.

Prérequis pour cette leçon

Avoir une connaissance de base de Microsoft Teams et disposer d'un accès à l’environnement Microsoft 365. Savoir créer un événement dans un calendrier numérique est recommandé.

Métiers concernés

Ce sujet concerne directement les métiers de gestion de projet, direction administrative, services RH, consultants, assistants, ainsi que tout professionnel impliqué dans la coordination d’équipes et l’organisation de réunions en entreprise.

Alternatives et ressources

Parmi les solutions alternatives, il est possible d’utiliser Google Calendar avec Google Meet et ses fonctionnalités d’assistant, Zoom avec ses modules d’aide à la planification, ou des outils spécialisés comme Calendly pour la prise de rendez-vous en ligne.

Questions & Réponses

Copilot automatise la génération de brouillons d’invitation en se basant sur des échanges précédents, propose des créneaux via sondages de disponibilité, et permet de structurer l’ordre du jour ainsi que d’anticiper les questions à aborder, ce qui réduit considérablement le temps de préparation.
Le planificateur donne une visibilité immédiate sur la disponibilité des collaborateurs internes, limitant les échanges pour convenir d’une date. Cela permet de trouver rapidement un créneau commun et de diminuer les risques de conflits d’agenda.
Oui, il est possible de sélectionner un passage du texte généré et d’utiliser Copilot pour le réécrire, le raccourcir, l’allonger ou modifier sa tonalité sans affecter le reste du contenu.