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Comprendre les formules d'enregistrement dans Notion

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Chapitre 6 Leçon 7
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Cette vidéo présente les formules d'enregistrement de Notion, à savoir les fonctions ID, Name et Email, permettant d'automatiser la gestion des données dans vos bases de données Notion.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Dans cette leçon, vous découvrirez comment exploiter les formules d'enregistrement spécifiques à Notion, un outil incontournable pour la gestion des bases de données. La vidéo explique de manière structurée le fonctionnement des trois principales fonctions disponibles : ID, Name et Email.

Vous apprendrez d'abord que chaque page ou élément d'une base de données Notion est considéré comme un enregistrement possédant des propriétés uniques. La fonction ID permet d'afficher un identifiant unique attribué à chaque page — donnée particulièrement précieuse lorsqu'il s'agit d'automatisation et d'intégration avec des outils comme Make ou Zapier. Cet ID correspond à la séquence visible dans l'URL de chaque page Notion, garantissant ainsi l'unicité et la traçabilité des enregistrements, même si leurs titres changent.

En outre, l'utilisation des fonctions Name et Email est illustrée à travers l'exemple de la propriété 'Créé par', affichant respectivement le nom et l'adresse email de l'utilisateur ayant créé la page. Ces formules, bien que rarement utilisées dans un contexte manuel, se révèlent indispensables pour configurer des processus d'automatisation fiables entre Notion et des outils tiers.

Cette vidéo s'adresse à tout utilisateur souhaitant approfondir la structuration de ses bases de données Notion et tirer parti de l'automatisation avancée.

Objectifs de cette leçon

Familiariser l'utilisateur avec les formules d'enregistrement de Notion, comprendre la spécificité et l'intérêt des fonctions ID, Name et Email, et apprendre à les utiliser pour automatiser et fiabiliser la gestion des informations dans des bases de données connectées à des outils externes.

Prérequis pour cette leçon

Maîtrise de l'interface Notion, connaissance préalable de la structure des bases de données dans Notion, et être à l'aise avec la notion de propriétés et de formules de base.
Une expérience avec des outils d’automatisation comme Make ou Zapier est un plus mais non requis.

Métiers concernés

Les chefs de projet, consultants en organisation, développeurs no-code, analystes de données et spécialistes de l'automatisation sont concernés par l'utilisation approfondie des formules d'enregistrement dans Notion pour garantir la robustesse des systèmes d'information internes ou clients.

Alternatives et ressources

En dehors de Notion, des outils tels que Airtable, Coda ou ClickUp proposent également la gestion d'identifiants uniques pour les enregistrements et la connexion à des solutions d'automatisation. Pour automatiser, IFTTT est aussi une alternative à Make et Zapier.

Questions & Réponses

La fonction ID permet d'afficher l'identifiant unique attribué à chaque enregistrement (page) dans une base de données Notion. Cet identifiant est utile pour garantir la traçabilité des pages, surtout lors d'automatisations avec des outils externes, car il ne change jamais, même si le titre ou d'autres propriétés sont modifiés.
Ces fonctions permettent d’afficher respectivement le nom et l'adresse email de l'utilisateur associé à un enregistrement, par exemple celui qui a créé la page. Elles facilitent la gestion collaborative et l'identification des intervenants, notamment lors d'automatisations ou d’audit de contributions.
Elles prennent tout leur sens dans le paramétrage d’automatismes entre Notion et des solutions externes, comme Make ou Zapier, où la fiabilité de l'identification d’un enregistrement par son ID évite toute erreur lors du traitement ou de la synchronisation des données.