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Gérer finement les permissions dans les bases de données Notion

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Chapitre 8 Leçon 5
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Cette leçon met en avant la nouvelle fonctionnalité de permissions dans les bases de données Notion, permettant d'affiner les accès pour chaque collaborateur. Vous découvrirez comment partager des contenus en toute sécurité, tout en conservant un contrôle précis sur ce que chaque membre peut voir ou éditer.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Dans cette leçon détaillée, vous apprendrez à exploiter les récentes évolutions de Notion concernant la gestion des permissions dans les bases de données. Grâce à ces possibilités, il est désormais possible de contrôler précisément qui a accès à quelles informations, en allant au-delà du simple partage d'une page ou d'une sous-page.

L'exemple montré dans la vidéo dépeint un scénario réaliste où une collaboratrice externe ne doit pas accéder à toutes les informations sensibles d'un espace de travail collectif. L'autrice présente la marche à suivre : retrait de certaines bases de données (ex : mots de passe, canaux confidentiels) du partage global, puis intégration fine de permissions selon les besoins de chaque utilisateur.
Par le biais de propriétés de type "personne" et de règles associées, il devient possible de donner des droits différents selon la responsabilité sur le contenu : accès en lecture seule (CanView) par défaut, et de gestion (édition, suggestion, commentaire) sur les fiches attribuées à l'utilisateur.

Vous verrez également comment paramétrer ces droits, créer des filtres, attribuer les rôles, et sécuriser le travail collaboratif. Cette approche offre une granularité inédite dans le partage, garantissant à la fois la confidentialité des données et la collaboration efficace.

Enfin, des conseils pratiques sont donnés pour tester et adapter ces permissions aux contextes d'équipe, maximisant la sécurité sans nuire à la fluidité du travail collaboratif.

Objectifs de cette leçon

Maîtriser les nouveaux réglages de permissions sur les bases de données Notion.
Être capable de définir et gérer des accès différenciés selon les utilisateurs ou collaborateurs.
Préserver la confidentialité des informations sensibles tout en facilitant la collaboration efficace sur les contenus partagés.

Prérequis pour cette leçon

Être à l'aise avec l'utilisation basique de Notion (création de pages, bases de données, partage).
Avoir une première expérience de la collaboration sur Notion facilite la compréhension.
Posséder un compte Notion personnel ou faire partie d'un espace de travail collaboratif.

Métiers concernés

La gestion des permissions est particulièrement pertinente pour les métiers de chef de projet, responsable de communication, community manager, freelance travaillant en équipe, assistant(e) administratif(ve), manager ou toute fonction impliquant le travail collaboratif et la sécurisation de données au sein d'une base partagée.

Alternatives et ressources

Des solutions comme Airtable, Coda, Google Sheets (pour la gestion de droits partagés), ou encore Trello (avec des options d'accès avancées) peuvent être envisagées pour des besoins de collaboration avec gestion d'autorisations personnalisées, bien que la granularité offerte par Notion soit particulièrement fine depuis cette mise à jour.

Questions & Réponses

Le principal avantage réside dans la possibilité d'attribuer des droits d'accès finement paramétrés, permettant de contrôler précisément quelles informations chaque collaborateur peut consulter ou modifier, et ainsi préserver la confidentialité tout en facilitant la collaboration.
Il est nécessaire de créer une propriété de type 'personne' dans la base, d'attribuer le collaborateur aux contenus concernés, puis de définir une règle de permission qui n'accorde l'édition que si l'utilisateur est mentionné dans cette propriété pour la fiche sélectionnée.
Lorsqu'une base de données est rendue privée, les utilisateurs invités précédemment ne peuvent plus accéder à ses données par défaut. Il faut alors partager explicitement celle-ci et régler les permissions pour octroyer certains droits à des membres spécifiques.