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Gestion des Messages Importants avec Suivi et Rappels

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Chapitre 3 Leçon 10
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Apprenez à utiliser les marques de suivi et les rappels pour ne pas manquer des messages importants.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Il arrive parfois que l'on reçoive un message important auquel il est impératif de répondre. Si vous êtes dans l'impossibilité de répondre dans l'immédiat, vous pouvez associer une marque de suivi au message afin de ne pas l'oublier.

Pointez l'entête du message dont vous voulez assurer le suivi. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le drapeau qui lui est associé et sélectionnez une entrée dans le menu :

  • Aujourd'hui : affiche un rappel une heure avant la fin de la journée de travail.
  • Demain : affiche un rappel au début du prochain jour ouvrable.
  • Cette semaine : affiche un rappel dans deux jours ouvrables au début de la journée.
  • Semaine prochaine : affiche un rappel au début du premier jour ouvré de la semaine suivante.
  • Aucune date : affiche un rappel répétitivement tout au long de la journée en cours.
  • Personnaliser : permet de choisir précisément la date et l'heure du rappel.

Les emails ainsi marqués sont répertoriés dans le volet des tâches. Si ce volet n'est pas affiché, basculez sur l'onglet Affichage dans le ruban. Dans le groupe Disposition, cliquez sur Barre des tâches et choisissez Tâches dans le menu. Les messages marqués en tant que tâches apparaissent classés par date d'échéance.

Si le volet des tâches ne suffit pas pour attirer votre attention, vous pouvez demander l'affichage d'un rappel. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le drapeau du message concerné et sélectionnez Ajouter un rappel.

En temps voulu, une fenêtre pop-up vous rappellera que vous avez un message à lire. Il est également possible de marquer ou d'ajouter un rappel sur un message que vous envoyez.

Dans la fenêtre de composition de messages, cliquez sur l'icône Assurer un suivi du groupe Indicateurs et sélectionnez une entrée dans le menu. Si vous désirez associer un rappel au message, cliquez sur Assurer un suivi, puis sur Ajouter un rappel. Choisissez le type de l'indicateur, indiquez la date et l'heure du rappel et validez en cliquant sur OK.

Enfin pour terminer, sachez qu'il suffit de cliquer sur le drapeau d'un message dans le volet des tâches pour mettre fin à son suivi.

Objectifs de cette leçon

L'objectif de cette vidéo est de vous apprendre à utiliser les marques de suivi et les rappels pour gérer vos messages importants.

Prérequis pour cette leçon

Les prérequis nécessaires pour suivre cette vidéo incluent des connaissances de base en utilisation de l'outil de messagerie.

Métiers concernés

Les métiers liés à ce sujet incluent les assistants administratifs, les managers, les responsables de communication et toute personne gérant une volumineuse correspondance électronique.

Alternatives et ressources

Comme alternatives, il existe d'autres outils de gestion des emails tels que Thunderbird, Gmail avec des extensions, ou des suites bureautiques offrant des solutions similaires.

Questions & Réponses

Pour ne pas oublier de répondre à un message important, notamment si l'on ne peut pas répondre immédiatement.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le drapeau du message, puis sélectionnez Ajouter un rappel et définissez une date et une heure.
Accédez à l'onglet Affichage dans le ruban, cliquez sur Barre des tâches dans le groupe Disposition et choisissez Tâches dans le menu.