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Guide Complet pour Planifier des Réunions avec Efficacité

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Chapitre 8 Leçon 23
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Découvrez comment organiser une réunion efficacement avec des sondages de planification.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Les sondages de planification sont essentiels pour simplifier l'organisation de réunions avec plusieurs participants. Commencez par définir les destinataires, puis choisissez les options de participation en fonction de leur importance. Utilisez l'icône Sondage de planification, accessible dans les onglets Message et Insérer du ruban, pour fixer les horaires possibles. Le volet de Sondage de planification vous permettra de voir les disponibilités de tous les participants en temps réel. Une fois les créneaux choisis, créez un sondage pour permettre aux participants de voter. Recevez des notifications par email pour chaque vote et obtenez un résumé des choix pour finaliser l'horaire de la réunion. Ce processus assure une organisation optimale, en tenant compte des disponibilités de chacun, tout en minimisant les allers-retours et les conflits d'agenda.

Objectifs de cette leçon

Cette vidéo a pour objectifs de :

  • Expliquer comment utiliser les sondages de planification pour organiser des réunions.
  • Montrer les étapes pour définir les participants et leurs priorités.
  • Illustrer comment interpréter les résultats du sondage pour fixer un horaire optimal.

Prérequis pour cette leçon

Pour tirer le meilleur parti de cette vidéo, les spectateurs devraient avoir :

  • Une compréhension de base des logiciels de messagerie électronique.
  • Des compétences en organisation de calendrier.
  • Une connaissance élémentaire de l'utilisation d'un ruban d'outils dans des applications comme Microsoft Office.

Métiers concernés

Les principaux métiers et usages professionnels concernés par ce sujet sont :

  • Gestion de projet
  • Coordination d'équipe
  • GOonclerie et assistance administrative
  • Gestion de ressources humaines

Alternatives et ressources

Outre les sondages de planification intégrés, vous pouvez utiliser des logiciels comme Doodle, Google Calendar ou des tableurs collaboratifs pour organiser vos réunions.

Questions & Réponses

Les champs disponibles sont : A pour les participants obligatoires, CC pour les participants facultatifs, et CCI pour ignorer les participants dans le sondage.
L'icône Sondage de planification se trouve dans le groupe Rechercher un horaire, dans les onglets Message et Insérer du ruban.
Les participants reçoivent un email contenant le sondage de planification avec des créneaux horaires, et ils peuvent voter en cliquant sur le bouton Vote.